Todos nos hemos encontrado alguna vez con la necesidad de editar un documento en común con otras personas, ya sea por motivos escolares, profesionales o personales. Realizar un trabajo en grupo, escribir una presentación para una boda, redactar la información de un proyecto son tareas que pueden complicarse si no encontramos la manera de llevarlas a cabo entre todos.
La forma más habitual de solucionar el problema es utilizar el correo electrónico para enviarnos los unos a los otros la última versión del documento. Este método puede funcionar bastante bien cuando únicamente somos dos personas, pero cuando el número de editores aumenta la situación se complica.
Hoy os presentamos 5 maneras de editar documentos de manera colaborativa para obtener los mejores resultados.
Dropbox
Dropbox, como todos sabéis no es ningún editor, sinó un sistema de almacenamiento en la nube. No obstante, sus grandes opciones de compartición de carpetas y documentos nos permiten trabajar en grupo con cierta facilidad.
En este caso, y una vez que todos veamos el documento compartido, tan sólo será necesario que cada uno editemos la copia sincronizada desde nuestro ordenador. Eso sí, deberemos coordinarnos para no editar todos en el mismo momento.
Una opción sencilla que nos puede funcionar en la mayoría de casos.
Google Docs
Google Docs es la plataforma de edición de documentos online por excelencia en estos momentos. Sus opciones de compartición nos permiten añadir personas a nuestro documento para que lo revisen o editen. Tan sólo será necesario seleccionar el documento, elegir la opción “Compartir” y añadir las direcciones de correo del resto de personas. Seleccionaremos el permiso de visualización o edición en función de nuestras necesidades.
Esta herramienta permite editar colaborativamente en tiempo real, es decir que podremos editar varias personas un mismo documento al mismo tiempo. Los cursores de edición de los usuarios que estén editando aparecerán en colores distintos para que nos podamos reconocer entre nosotros. Además existe la posibilidad de comentar mediante un pequeño chat los cambios que vayamos realizando cada uno.
Office Online
Office Online, antiguamente denominado “Office Web Apps”, es la versión online gratuita de Office, el “Google Docs” de Microsoft. Tan sólo necesitaremos un navegador y una cuenta de Office para poder acceder a “Word”, “Excel”, “Powerpoint” y “OneNote” entre otros.
Esta versión de Office es una versión reducida de la de escritorio, aunque más que suficiente para la mayoría de tareas.
Su funcionamiento, tanto la edición como la compartición, es prácticamente idéntico al de la opción de Google. Los documentos pueden guardarse en el sistema de almacenamiento de Microsoft: OneDrive.
iWork para iCloud
Si eres adicto a los productos de Apple, esta es tu solución. Dentro de la suite de soluciones en la nube de la empresa de la manzana, iCloud, encontramos "iWork".
Podríamos considerar iWork como el equivalente de “Office Online” de Microsoft, es decir, las aplicaciones de escritorio de ofimática trasladadas al navegador. En este caso disponemos de “Pages”, “Numbers” y “Keynote”, los equivalentes de “Word”, “Excel” y “Powerpoint”.
Como siempre, gran sincronización con nuestros dispositivos iOS y Mac. Además, gracias a los acuerdos con Microsoft, es posible importar y exportar ficheros de Office.
Una solución más que potente pero limitada al mundo de la manzana.
Etherpad
Por último una opción alejada de las grandes empresas. Se trata de "Etherpad", un editor online open-source.
Es un editor sencillo pero muy potente en lo que se refiere a la colaboración. El texto que escribe cada persona aparece en un color distinto. Además, como ocurre con otras herramientas de código abierto, existen diversos plugins para extender sus funcionalidades.
Podemos instalar "Etherpad" en nuestro servidor si disponemos de uno, o utilizar uno de los servicios que ofrecen múltiples proveedores, como ocurre con "Wordpress".
