Hace algunos días os presentamos una serie de trucos para tener más ordenada nuestra bandeja de entrada de Gmail. Se centraban, sobre todo, en la configuración del gestor para ordenar los correos en función de su temática o de su importancia. Sin embargo, desde FastCompany sugieren que la mejor forma de ordenar la bandeja de entrada es con "el sistema de las cinco carpetas". Y, a diferencia de nuestra propuesta, nos invitan a que dejemos de organizar los correos por temática o por relevancia y empecemos a pensar en ellos en términos de fecha de vencimiento o deadline. ¿Descubrimos en qué consiste este sistema?
El artículo, como decía, trabaja sobre la idea de que muchos correos no afectan únicamente a una temática, sino a varias, y que el flujo de correos es demasiado grande como para darle respuesta en un tiempo razonable. Así, muchos correos que se marcan como importantes, acaban cayendo hasta el fondo de la bandeja de entrada hasta que los olvidamos. Por razones como ésta, una forma interesante de ordenar la bandeja sería a partir del sistema de las cinco carpetas. ¿Y qué contiene cada una de estas carpetas?
- Bandeja de entrada: la "puerta de entrada" por la que se reciben los correos. La idea es que permanezcan el menor tiempo posible aquí, por lo que lo ideal sería que cuando entre un nuevo correo pase directamente a las otras carpetas. La única razón para dejar correos en la bandeja de entrada es si respondes justo en el momento en que entra y esperas su respuesta de forma inmediata.
- Hoy: en este carpeta sólo entrarán los correos a los que debas dar respuesta durante tu jornada laboral de ese día.
- Esta semana: aquí entran los correos menos urgentes de los que debes ocuparte en un plazo máximo de una semana
- Este mes / este trimestre: para aquellos correos que necesiten una respuesta a largo plazo. En función de tu trabajo puedes hacer más o menos ajustada esta carpeta.
- FYI (for your interest - de tu interés): esta carpeta acogerá todos aquellos correos que contengan información importante o datos que podrías necesitar más adelante en el desarrollo de tu actividad laboral. Por ejemplo, un correo con una contraseña de acceso a un portal determinado o un correo con contactos relevantes.
Desde FastCompany proponen que utilicemos este sistema sin mostrar piedad, es decir, siendo firme con la temporalidad de los correos. Además, nos ofrecen otros cinco consejos para que el sistema sea más efectivo:
- Establece una lista de tareas a la que puedas añadir ítems de correos que no requieran una respuesta
- No exageres tu importancia. No hace falta que participes en todos los correos de grupo ni que lideres todos los temas que se plantean
- No exageres la importancia de los demás. Mucha gente -en realidad, la mayoría- quiere las cosas "para ya". Pues bien, todos debe tener unos plazos, por lo que no debes inundar la bandeja de "hoy" porque perderá relevancia el sistema
- Procura que la carpeta "hoy" tenga los mínimos correos. Cuando se vacíe, "ataca" a los correos de la segunda carpeta ("esta semana") y así sucesivamente...
- Si tu trabajo se basa en proyectos, es muy interesante replicar este sistema para cada uno de los proyectos. Eso significa que si tienes dos proyectos, deberás tener diez carpetas.
Prioridad sobre temática. ¿Funciona? Ya nos contarás...
