La historia de Microsoft Office: la evolución de la mejor suite ofimática

Hay dos palabras que a todos nos vienen a la mente cuando pensamos en programas ofimáticos: Microsoft Office. Cuesta mucho imaginarse un marco corporativo sin una copia del software que aglutina Word, Excel y PowerPoint, a pesar de que ya existen soluciones basadas en la nube de Microsoft y otros actores. Hoy por hoy todavía una porción importante de los usuarios sigue usando los programas tradicionales, con una instalación local en el ordenador que los ejecuta. Lo que no se puede negar es que gracias a este software se ha conseguido una cierta automatización del trabajo de oficina, lo que ha conseguido hacerlas más eficientes en lo que a personal y trabajo se refiere.

Por otra parte, la evolución de la "automatización de la oficina" ha estado íntimamente ligada a la evolución de Microsoft Office, ya que el paquete ofimático de Microsoft suele ir un paso por delante en cuanto a ofrecer nuevas características que facilitan la vida en los cubículos y el trabajo de los oficinistas.

Precisamente por todos esos méritos en este artículo queremos repasar la evolución de Office desde su estado embrionario, hasta el monstruo del mundo corporativo en el que se ha convertido a día de hoy.

Todas las versiones de Microsoft Office, edición a edición

La andadura de Microsoft Office empezó de forma oficial en 1989, con la aparición de la suite no en Windows, sino en Mac. Office for Windows (también conocido como Microsoft Office 1.0) aparecería en 1990 para poder ser utilizado con Windows 2.0. Antes de que la suite ofimática desembarcase en Windows, ciertos elementos básicos de la misma como Microsoft Word ya se podían utilizar en MS-DOS.

Los periféricos de entrada principales en estos tiempos eran los típicos de la era pre-Windows: todo funcionaba con teclado. El ratón era un lujo que no usaba mucha gente, lo que significaba que utilizar estos programas requería un curso con el que sortear su elevadísima curva de aprendizaje. Sin embargo, todo esto cambió con la llegada de las interfaces gráficas: no sería hasta la llegada de Windows 3.0 que Office empezaría a coger fuerza como suite ofimática.

• Microsoft Office 3.x
• Microsoft Office 95
• Microsoft Office 97
• Microsoft Office 2000
• Microsoft Office XP
• Microsoft Office 2003
• Microsoft Office 2007
• Microsoft Office 2010
• Microsoft Office 2013
• Microsoft Office 2016
• Microsoft Office 2019
• Microsoft Office 2021
• Microsoft 365

Microsoft Office 3.x

La primera versión de Office para Windows 3.0 llegó al mercado el 30 de agosto de 1992. Esta versión de la suite contenía cuatro programas:

• Word 2.0
• Excel 4.0
• PowerPoint 3.0
• Mail 3.0

También fue la primera versión de Office que se lanzó en CD-ROM. En 1993 se añadía el paquete Microsoft Office Professional, que venía con estos programas y la inclusión de Access 1.0.

En ese mismo 1993 se lanzaba Office 4.0. En esta ocasión incluía Word 6.0, Excel 4.0a, PowerPoint 3.0 y Mail. El número de versión de Word saltó de 2.0 a 6.0 para que coincidiese con los números de versión de MS-DOS y Macintosh, mientras que Excel y PowerPoint ya estaban numeradas de esta misma manera.

En 1994 se lanzaba Office 4.2 para Windows NT. Con esta versión se compatibilizaban las arquitecturas i386, Alpha, MIPS y PowerPC con el programa. En este caso Office tenía alguna particularidad. Por ejemplo, las versiones de Word 6.0 y Excel 5.0 eran de 32 bits, mientras que la de PowerPoint era de 16 bits.

Microsoft Office 95

Microsoft Office 95 se lanzó el 24 de agosto de 1995. Los números de versión del software se vieron alterados de nuevo en un intento de crear paridad en toda la suite. Para lograrlo todos los programas llegaron a la versión 7.0 automáticamente, lo que significa que a excepción de Microsoft Word todos se saltaron alguna.

Este Office se diseñó como una suite de 32 bits completa que pudiese encajar con Windows 95 y estaba disponible en dos formas: una versión estándar, y otra profesional. La versión estándar incluía Word, Excel, PowerPoint y Schedule+, mientras que la profesional incluía además Access 7.0. Como curiosidad, si se compraba el soporte físico de esta versión se encontraba además el programa Bookshelf. En esta versión encontrábamos un easter egg escondido en Excel: un juego en primera persona llamado Hall of Tortured Souls.

Microsoft Office 97

Por su parte, el 19 de noviembre de 1996 veía la luz Office 97. Con ella llegaban cientos de nuevas funciones y mejoras, entre las que podemos destacar:

• Nuevas command bars, que ayudaron a unificar el diseño y las capacidades de los menús y las barras de herramientas.
• Fue la primera versión que ofrecía corrección ortográfica.
• Con Office 97 llegaba el Asistente de Office, Clippy.
• Diferentes easter eggs ocultos, como un juego de pinball escondido en el Word y una versión de Flight Simulator para Excel.

Vale la pena señalar que Office 97 fue el primer producto de Microsoft en requerir activación, algo que hoy en día es común a todos los productos de Microsoft.

Microsoft Office 2000

El 7 de junio de 1999 se lanzaba al mercado Microsoft Office 2000. El que fuera sucesor de Windows 97 también incluía una serie de características que vale la pena mencionar:

• Creación y publicación de documentos HTML.
• Características de colaboración en Internet gracias a la integración con NetMeeting.
• Soporte para migrar el perfil de usuario de un ordenador a otro.
• Una versión actualizada del Asistente de Office.
• Nuevas mejoras en la interfaz, con menús y barras de herramientas personalizadas.

Además de todo esto, se incluyen dos programas adicionales como son PhotoDraw (un software de dibujo vectorial) y Web Components (dirigido a la creación de páginas web).

Microsoft Office XP

Dos años después del lanzamiento de Office 2000, el 5 de marzo de 2001, se lanzaba Microsoft Office XP. La siguiente iteración de la suite ofimática llegaba conjuntamente con Windows XP, siendo además un lanzamiento muy importante debido a la cantidad de mejoras y cambios que incorporaba con respecto a versiones anteriores. Entre ellas podemos destacar las siguientes:

• Etiquetas inteligentes, que permiten realizar búsquedas basadas en selecciones, en las que el programa reconoce ciertos tipos de palabra y permite al usuario realizar ciertas funciones adicionales.
• Nuevas barras de menú situadas en la parte derecha de la pantalla para que sea más fácil obtener acceso rápido a ciertas acciones.
• Nuevas capacidades de colaboración a través de MSN Groups y SharePoint.

Con esta versión de Office llegaron dos novedosas capacidades: reconocimiento de escritura manual y reconocimiento de voz.

Microsoft Office 2003

Microsoft Office 2003 salió al mercado en octubre de ese año. Incluía, entre otras cosas, un nuevo logotipo y dos nuevas aplicaciones: InfoPath y OneNote. También es la primera versión que usa iconos nuevos y coloridos en su interfaz, con funcionalidad mejorada en muchas áreas.

Por lo demás, Office 2003 fue un lanzamiento menor si se lo compara con los anteriores. Sus aplicaciones principales (Word, Excel, PowerPoint y Access) recibieron sólo pequeñas mejoras. Outlook sí que recibió funcionalidades aumentadas en diversas áreas, con un especial énfasis en la seguridad (especialmente con la implementación de la autenticación mediante Kerberos).

También se introdujeron mejoras en la lectura de documentos y en la interacción con el usuario en dispositivos que no eran ordenadores (en esta versión llegaba el soporte para PDA y stylus). Los formatos tradicionales de Office fueron sustituidos por formatos de archivo basados en XML, quizá lo más significativo de esta versión.

Por lo demás, en su mayoría se trató de añadir pequeñas mejoras para funciones ya existentes. Esta fue la última versión en la que aparecieron el Asistente de Office, Office Web Components y el asistente para guardar los ajustes del usuario, que permitía migrar el perfil entre distintos ordenadores.

Microsoft Office 2007

El 30 de noviembre de 2006 llegaba al mercado Office 2007. La siguiente versión hacía acto de presencia después de cuatro años de sequía, con una interfaz gráfica nueva llamada Fluent User Interface que reemplazaba el sistema de menús con el llamado Ribbon y las barras de herramientas.

También en esta versión se rediseñaba el botón de Office, colocándolo en la parte superior izquierda de la ventana y permitiendo desde esa localización acceder a distintas funcionalidades comunes a toda la suite.

Otras mejoras significativas con respecto a anteriores versiones son las siguientes:

• Pestañas contextuales, que aparecen sólo al seleccionar determinados objetos y permiten realizar determinadas acciones con ellos.
• Live preview, que permite ver al usuario cómo se aplican al documento final los cambios que realiza en tiempo real.
• Una mini barra de herramientas que aparece en la ventana de edición del documento, como si se tratase de un menú contextual.
• Una barra de acceso rápido para tener a golpe de vista las funciones más utilizadas por el usuario.
• La adopción oficial de XML como adición a sus archivos tradicionales gracias a Office Open XML.
• Capacidad para exportar documentos en los formatos PDF y XPS.

Adicionalmente, esta fue la primera versión de Office en soportar archivos OpenDocument, el estándar con el que trabajan las suites LibreOffice y OpenOffice.

Microsoft Office 2010

El 15 de junio de 2010 se lanzaba Microsoft Office 2010. A priori podría parecer que no hay grandes ni significativas mejoras, pero en realidad hay dos grandes novedades que vale la pena destacar aparte de los pequeños cambios y mejoras en la interfaz de usuario.

En primer lugar Office 2010 incorporaba la conocida como Backstage View, que sirve para reemplazar el menú de Office que introdujo con Office 2007 y que permite realizar tareas de gestión de archivos a golpe de clic.

En segundo lugar, se sustituía el botón de Office introducido en la versión anterior por la pestaña de archivos, ofreciendo esta una funcionalidad similar. Su posicionamiento es el mismo que el del botón de Office, si bien gracias a la aplicación de la Ley de Fitt (que hace referencia a la ergonomía en las interacciones entre un ordenador y un ser humano) ahora está mucho mejor integrado en la interfaz.

Microsoft Office 2013

El 29 de enero de 2013 llegaba a los usuarios Office 2013. Con esta versión hacía acto de presencia en la suite ofimática de Microsoft la interfaz Metro, que se intentó popularizar en Windows 8 y 8.1.

A nivel de cambios, es cierto que esta versión traía cambios menores que apenas afectaban al usuario. Las mejoras que se implementaron fueron fundamentalmente a nivel visual, pero hubo un hecho diferencial que colocó a esta versión de Office en una suerte de galaxia particular.

Y es que Office 2013 fue la primera versión en "mudarse" a la nube, ya que incluía la posibilidad de sincronizar los ajustes de aplicación de Office entre ordenadores a través de Internet, la posibilidad de guardar documentos directamente en OneDrive y la posibilidad de vincular una cuenta de Office 365 con el programa.

Microsoft Office 2016

La penúltima iteración de la suite llegaba el 22 de septiembre de 2015. Office 2016 aterrizaba como un intento de combinar el trabajo que se puede realizar en la nube gracias a Office 365, con el que se puede hacer de forma local con el Office tradicional. La interfaz, por su parte, no variaba mucho con respecto a la versión de 2013.

Las nuevas características que incluyó, entre otras, fueron las siguientes:

• Posibilidad de crear cualquier documento en la nube, editarlo y guardarlo desde el escritorio.
• Una nueva herramienta de búsqueda por comandos disponible para Word, PowerPoint, Excel y Outlook llamada "Tell Me".
• Más opciones para la característica "Enviar como" de Word y PowerPoint.
• Co-autoría en tiempo real con usuarios conectados a Office Online.
• Insights, una característica impulsada por Bing para proporcionar información contextual desde la web.
• Posibilidad de insertar vídeo online en OneNote.

Microsoft Office 2019

Anunciada en 2017 y disponible desde el 24 de septiembre de 2018, el último Office en ver la luz hasta ahora, Office 2019, es en esencia una versión adaptada al funcionamiento offline de las versiones 365 online más completas que se han ido desarrollando con el tiempo, dando una alternativa a todos aquellos que prefieren la instalación local y un pago único a la variante online que están potenciando ahora desde Redmond. Se trata de una versión pensada para ordenadores con Windows 10 o Windows Server 2016, y con ella Microsoft cambia la duración del soporte estándar y extendido, que pasa a 5 y 2 años respectivamente.

Eso sí, siguiendo la dinámica de nuevos tiempos, las actualizaciones de funciones se siguen reservando para el modelo de suscripción, estas versiones perpetuas simplemente recibirán actualizaciones de seguridad, confirmando la intención de obligarnos progresivamente a mudarnos a la nube para disfrutar del 100% de las opciones y posibilidades.

Este Office 2019 llegó en tres versiones diferentes:

• Office Hogar y Estudiantes 2019 con Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
• Office Hogar y Empresas 2019 con Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook.
• Office Profesional 2019 con Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access.

La interfaz gráfica sufre cambios menores respecto a la de 2016 en todos los componentes, que eso sí ganan en funciones y posibilidades. Word por ejemplo incorpora un modo oscuro de trabajo, funciones text-to-speech para la transcripción directa de lo que dices con el micrófono o un modo dibujo optimizado pensando en pantallas táctiles. En Excel, se añadieron los mapas 2D para la representación de gráficos, líneas temporales o nuevas funciones de análisis de datos.

PowerPoint también recibió su actualización correspondiente con nuevas capacidades de zoom, transiciones y opciones para pantallas táctiles, al igual que el cliente de correo Outllok, con tarjetas de contacto optimizadas, soporte para grupos en Office 365 o la adición de un sistema de menciones.

Microsoft Office ha recorrido un largo camino desde sus inicios al día de hoy. Lo que le depara el futuro, por ahora, parecen ser muchos más años de dominio, si bien lo que pasará sólo la evolución de la suite informática puede decirlo.

Microsoft Office 2021

Microsoft Office 2021 veía la luz el 5 de octubre de 2021, el mismo día que se producía el lanzamiento de Windows 11. Únicamente es compatible con Windows 10 y Windows 11 y será la última que reciba el nombre Microsoft Office, ya que en enero de 2023 esta marca ha sido reemplazada por Microsoft 365.

Más allá de algún cambio estético que afecta a la interfaz, donde se recupera el color blanco traslúcido de esquinas redondeadas, introduce nuevas características respecto a la anterior, la de 2019. Una de las más destacadas está enfocada al campo del trabajo colaborativo, con la coautoría de documentos en tiempo real y que permite a varios miembros de un equipo trabajar sobre un mismo archivo al mismo tiempo y donde todos reciben notificaciones de cualquier cambio llevado a cabo. La posibilidad de ver qué personas están utilizándolo y una mejora en los comentarios de grupo son otras de las mejoras que llegan en este aspecto.

Además de mejorar el flujo de trabajo grupal, la compatibilidad con el formato OpenDocument 1.3, una renovación de ciertos aspectos estético, mejoras para las búsquedas en tablas de Excel, la búsqueda instantánea para encontrar correos en Outlook de manera inmediata o la integración del nuevo cuadro de búsqueda de Microsoft de todas las aplicaciones son otras de las mejoras que incorpora esta versión.

Microsoft 365

En 2017 se lanzó la marca Office 365, que reunía las diferentes aplicaciones de Office con una clara orientación a la nube. Finalmente esta será reemplazada por Microsoft 365, ampliando características y funciones que van más allá de las que se solían encontrar en el ecosistema Office. Este cambio llega en enero de 2023 y el entorno está pensado y diseñado para funcionar en la nube.

Se presenta con tres planes diferentes:

• Microsoft Office 365 Hogar: un conjunto de herramientas de uso personal y doméstico.
• Microsoft Office 365 Negocios: aplicaciones que tienen como fin mejorar la productividad de pequeñas y medianas empresas.
• Microsoft Office 365 Empresas: cuenta con aplicaciones desarrolladas para grandes volúmenes de trabajo en aspectos como la administración o la seguridad.
• Microsoft Office 365 Ámbito educativo: ofrece una serie de utilidades para ámbitos educativos que tienen como fin que el acceso al aprendizaje sea más igualitario. Es de uso gratuito para instituciones educativas.

En función del plan utilizado, el usuario encontrará en Microsoft 365 herramientas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Exchange, SharePoint, Skype for Business, OneDrive for Business y Microsoft Teams. Esta última, además, es una de las grandes apuestas de Microsoft en los últimos tiempos, pues es la aplicación de comunicación empresarial con la que la empresa quiere vertebrar el uso profesional de la suite.