Microsoft 365 Copilot: guía completa de la nueva IA de Windows y Office

En esta guía te lo contamos todo acerca de Microsoft 365 Copilot. Te mostramos, entre otras cosas, qué es exactamente este servicio, cómo funciona en las distintas aplicaciones de Office y cuáles son las diversas funciones que tiene. También te damos algunos consejos sobre cómo sacarle partido y en qué se diferencia de ChatGPT.

Qué es Microsoft 365 Copilot y cómo usarlo

Vamos a empezar hablando sobre la cuestión más importante: qué es Microsoft 365 Copilot. Pues bien, se trata de la integración de grandes modelos de lenguaje, como GPT-4 de OpenAI, en diversas aplicaciones de la compañía. Dicho de un modo muy simple, es como si ChatGPT se integra en las apps de Microsoft para ayudarte a realizar diversas tareas de manera más eficiente.

Microsoft está agregando un Copilot en varias de sus apps. En un sentido estricto, Microsoft 365 Copilot sería la integración de la IA generativa en las aplicaciones de Microsoft 365 (antes Office), es decir, Word, Excel y el resto. Pero también hay un Copilot para Windows, otro para Teams… ¡Hasta el Chat de Bing puede ser considerado un copiloto para las búsquedas!

Entonces, ¿para qué sirve? Las funciones del copiloto de Microsoft varían en función del servicio en el que se integran. Por ejemplo, en Word pueden ayudar al usuario a encontrar ideas para empezar a escribir, mientras que en Excel es capaz de crear funciones avanzadas por su cuenta.

Ahora bien, lo que todos los copilotos de Microsoft tienen en común es que entienden las peticiones de los usuarios expresadas en lenguaje natural. Sirvan como ejemplo estos prompts o comandos:

• En Word: Haz una lluvia de ideas para un documento empresarial sobre la mejora de la productividad.
• En Excel: Produce un gráfico que exprese la mejora del rendimiento en ventas que se aprecia en la tabla B1:D10.

Cómo activar o habilitar Microsoft 365 Copilot

A continuación, vamos a explicarte qué debes hacer para activar o habilitar Microsoft 365 Copilot. También vamos a mostrarte cómo acceder al resto de soluciones de IA que proporciona la compañía.

• Microsoft 365 Copilot. Solución que se integra en el paquete ofimático de Microsoft. Disponible de forma limitada para entornos empresariales. Solo podrán habilitarlo aquellas organizaciones que tengan licencias de Microsoft Business Standard, Premium, E3 y E5.
• Windows Copilot. Un copiloto basado en IA generativa que se integra en Windows. Solo está disponible en países seleccionados y, por el momento, no es posible acceder a él desde Europa. Su funcionamiento es similar al del chat de Bing, pero dispone de acceso a recursos del propio PC. Está disponible en la actualización Windows 22H2 Moment 4 y viene activado por defecto.
• Bing Chat. Conversa con Chat en esta IA generativa capaz de buscar en Internet. Es gratuita y está disponible para la mayoría de los países, incluyendo Europa. El único requisito es emplear Microsoft Edge o Chrome para acceder a ella.
• Bing Chat Enterprise. Versión para empresas del chat de Bing con mayor grado de privacidad. Disponible para cualquier organización que tenga una licencia de Microsoft 365 E3, E5, Business Standard y Business Premium. No está disponible para usuarios individuales. Próximamente, esta función se integrará en Windows Copilot.
• GitHub Copilot. Asistente para programadores proporcionado por GitHub. Actualmente, esta plataforma pertenece a Microsoft.

En resumen, si eres un usuario no profesional sin licencia empresarial de Microsoft, solo podrás acceder al chat de Bing. Además, si tienes un PC disfrutarás de Windows Copilot, siempre y cuando vivas fuera de Europa.

Cómo configurar Microsoft 365 Copilot

Por el momento, Microsoft 365 está disponible solo para empresas. Eso quiere decir que si descargas Office (ahora, Microsoft 365) y accedes con una cuenta personal, no vas a poder configurar Copilot en sus aplicaciones.

Con respecto a la configuración, como esta tecnología solo está disponible para licencias profesionales, son los administradores quienes deben habilitar Copilot.

Cómo acceder a Copilot desde las aplicaciones de Microsoft 365

¿Y qué hay del acceso a Copilot desde Word, Excel, PowerPoint y el resto? En este caso, se trata de una herramienta integrada que aparece en forma de barra lateral en las aplicaciones de Microsoft 365. Desde ella, el usuario puede escribir su petición y enviarla.

Las respuestas que deban aplicarse sobre el documento o la hoja de cálculo aparecen como una previsualización. Si el usuario acepta los cambios, se implementan directamente en el archivo.

Cómo mejorar tu productividad con Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot es una herramienta que busca mejorar la productividad dentro de las aplicaciones ofimáticas de la compañía, tales como Word, Excel o PowerPoint.

A continuación, te dejo algunas funciones que incluye y que te permitirán sacarle más partido en tu día a día:

• En Word, pídele a Copilot que redacte un proyecto de dos páginas basado en un documento y una hoja de cálculo que le indiques.
• En Excel, solicita a Copilot un resumen de las ventas por tipo y que la inserte en una nueva tabla.
• Copilot puede generar presentaciones en PowerPoint basadas en el contenido de un documento de Word.
• Con Copilot en Outlook es posible resumir correos electrónicos muy largos. También se le puede pedir un resumen de varios correos recibidos en un intervalo concreto.
• En Microsoft Teams es posible solicitar a Copilot que te explique las decisiones que se tomaron en una reunión a la que te has conectado más tarde.

Cuánto cuesta Microsoft 365 Copilot

Windows Copilot y el chat de Bing son copilotos gratuitos. Están integrados en el sistema operativo y el buscador, respectivamente. No obstante, el resto de asistentes basados en IA de Microsoft tienen un precio. Las tarifas son las siguientes:

• Microsoft 365 Copilot. 30 dólares al mes por usuario. Se suma a la tarifa de la licencia empresarial que la compañía tenga contratada.
• Bing Chat Enterprise. 5 dólares al mes por usuario. Incluida sin coste adicional en las licencias Microsoft Business Standard, Premium, E3 y E5.
• GitHub Copilot. Desde 10 dólares al mes o 100 dólares al año. Disponible para desarrolladores independientes y empresas.

Cuándo estará disponible Microsoft 365 Copilot

Si nos centramos en el asistente para las aplicaciones ofimáticas, Microsoft 365 Copilot estará disponible el 1 de noviembre de 2023. Será solo para clientes empresariales y no para cuentas personales. En cuanto a Chat Bing Enterprise, ya está disponible para todas las cuentas profesionales.

Como usuario personal puedes acceder hoy mismo a Chat Bing desde un Edge o Chrome y a Windows Copilot, si no vives en Europa.

Requisitos para usar Microsoft 365 Copilot

Estos son los requisitos para usar Microsoft 365 Copilot:

• Tener una cuenta profesional Microsoft Business Standard, Premium, E3 y E5.
• Aplicar la implementación desde el centro de administración de Microsoft 365.
• Los usuarios deben tener un ID de Microsoft Ignite, antes conocido como Azure Active Directory.
• Los usuarios deben tener una cuenta de OneDrive.
• Tener instalado el nuevo Outlook para usar Copilot en el correo electrónico.
• En Microsoft Teams, debe activarse Copilot expresamente desde el centro de administración de Microsoft 365.

Microsoft 365 Copilot vs. ChatGPT: diferencias y semejanzas

Llegamos al final de esta guía hablando sobre las diferencias que hay entre Microsoft Copilot y ChatGPT. Lo cierto es que hablamos de conceptos bien distintos.

En primer lugar, debes saber que GPT es el modelo de lenguaje que da vida a ChatGPT. Por eso, decimos que este último es solo una aplicación de GPT, en forma de chatbot. Con todo, al modelo de OpenAI se le pueden dar muchos usos.

Eso es lo que ha hecho Microsoft. Ha tomado la tecnología de GPT y la ha integrado de manera práctica en sus aplicaciones y servicios. Por eso, aunque el motor es el mismo, a saber, GPT, los objetivos son diferentes. Aquí va un listado con las diferencias:

• Formato. ChatGPT usa GPT para conversar con los usuarios de forma natural. En la mayoría de los casos, Microsoft 365 Copilot no conversa, sino que atiende peticiones y genera contenido.
• Coste. ChatGPT cuenta con una versión gratuita. El Copilot de Microsoft 365 es de pago.
• Funciones. ChatGPT es un chatbot que permite resolver cuestiones generales o específicas, según la petición del usuario. Sin embargo, Microsoft 365 Copilot es una implementación a medida para Word, Excel y el resto de apps de la suite. Está destinada a resolver cuestiones relacionadas con los documentos y archivos.
• Estado de desarrollo. ChatGPT está en fase experimental. Aunque tiene una variante de pago, está sirviendo para dar impulso a la integración de GPT por parte de empresas. Por el contrario, Microsoft 365 Copilot es un servicio de IA finalizado que se ofrece a las empresas de manera oficial.

En resumidas cuentas, ChatGPT y Microsoft 365 Copilot se basan en la tecnología GPT. Aun así, son dos productos que difieren en funciones, diseño y objetivos.