Una hoja de cálculo es una aplicación que nos permite manejar datos numéricos y alfanuméricos, que se disponen en tablas compuestas por celdas. Cada celda es una unidad de información donde se pueden insertar valores y fórmulas para realizar cálculos matemáticos. Microsoft Excel es el programa diseñado para trabajar con ellas que nos ocupa, y lo que se pretende con él es que podamos llevar una información formada por registros con más facilidad.
Estas hojas de cálculo forman parte de lo que se conoce como libro de trabajo, y en cada uno puede haber una o más. Al mismo tiempo, cada hoja está formada por columnas (que se distinguen con las letras del abecedario) y por filas (identificadas por números). Este sistema permite localizar una celda concreta refiriéndonos a ella por la letra de la columna y el número de la fila donde se encuentra (por ejemplo, H6).
La introducción de datos, aunque pensemos que la hacemos en cada celda de forma independiente al hacer doble clic sobre ella, en realidad se realiza en una matriz que podemos encontrar justo debajo de la barra de herramientas principal:
Introducción de datos en la columna y en la matriz
En esa matriz podemos escribir el dato numérico o alfanumérico que queramos guardar en esa celda, incluso una función si fuese necesario. La matriz no tiene ninguna limitación en lo que a extensión de su contenido se refiere.
En una hoja de cálculo como Excel también podemos realizar acciones sobre un grupo de filas y columnas, mediante acciones básicas de selección, copiado, cortado, pegado y borrado.
El contenido de estas hojas de cálculo se puede exportar a sistemas de bases de datos relacionales, donde cada columna sería el equivalente de una tabla. Asimismo, Excel permite representar la información de forma visual mediante el uso de gráficos.