Dependiendo qué elementos se inserten en un documento de Word, este tendrá un tamaño mayor o menor. Por ejemplo, un fichero que solo incluye texto ocupa mucho menos que aquel que incorpora multitud de recursos gráficos. Si has elaborado un documento de Word y su tamaño ha crecido considerablemente, los trucos que te damos en este artículo te ayudarán a reducirlo.
Primeramente, te explicamos cómo saber desde el propio Word cuánto pesa un documento. Empieza haciendo clic en el menú File.
Abrir el menú Archivo
En la barra lateral izquierda selecciona la opción Info. En este apartado se muestra toda la información del documento que tienes abierto. Solo debes fijarte en el valor situado junto Size.
Sección de información
Cuando ya conozcas exactamente cuánto ocupa tu documento, decide si debes reducir su tamaño o no. En caso afirmativo, empieza desactivando la integración de las tipografías en el fichero. El objetivo de esta función es mantener el mismo aspecto del documento sin importar si el ordenador que lo abre dispone o no de las tipografías. Para hacerlo, ve a File y haz clic en Options. En la ventana de ajustes ve a la sección Save y comprueba que la casilla Embed fonts in the file está desmarcada.
No guardar las fuentes en el documento
Una vez hecho esto, otra acción recomendable es aplicar compresión a las imágenes. Para hacerlo, pulsa F12 y espera a que la ventana Save as se muestre en pantalla. Allí, haz clic en Tools y, en el menú contextual, en Compress Pictures.
Compresión de imágenes
En el diálogo emergente, selecciona la opción que usa la mayor compresión.
Opción de compresión para correo electrónico
Sin salir de la ventana actual, asegúrate de guardar el documento en el formato DOCX. Este te asegura la mejor optimización posible.
Seleccionar el formato DOCX
Después de dar estos pasos, verás reducido el tamaño de tu documento. Pero, si deseas minimizar su tamaño aún más, te recomendamos que lo comprimas en una carpeta ZIP o en un fichero RAR. También es aconsejable utilizar siempre imágenes de tamaño reducido en formato JPG. Evita los gráficos en PNG o SVG.